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      實驗室進行合同評審的重要性

      放大字體  縮小字體 發布日期:2022-04-13  瀏覽次數:92
      核心提示:實驗室合同評審是實驗室接受客戶委托檢驗檢測服務、咨詢服務,或實驗室采購外部物資或服務時,對起草的合同進行合法性、合規性、
      實驗室合同評審是實驗室接受客戶委托檢驗檢測服務、咨詢服務,或實驗室采購外部物資或服務時,對起草的合同進行合法性、合規性、可行性、合理性、風險性的全面評估,是提高實驗室質量效益、降低風險、持續提升的重要手段。隨著實驗室資質認定和CNAS認可的實施,該項活動已成為實驗室管理的重要工作之一,但也存在一些問題,有必要共同探討,本文就第一類合同評審的過程與小伙伴們來分享。

      圖片 合同評審存在的問題
       

      筆者在實驗室審核實踐中發現,實驗室遇到的進度風險、付款風險、索賠風險、虛假報告風險等多數因為未能踏踏實實開展合同評審。實驗室合同評審存在的主要問題:

      一是評審流于形式。盡管各實驗室制定了合同評審程序文件,但評審職責不清,流程不明,難以落實,大多數實驗室合同評審表現在書面上,沒有發揮真實作用。

      二是評審內容不清。不少實驗室不清楚評什么、審什么,依據是什么,心中無數、無底。

      三是評審方法欠缺。用什么方法評,由什么資格和能力的人員去評,通過什么形式評審,缺少相應標準,評審走過場。

       

      圖片 合同評審的主要內容

      實驗室合同評審工作首先應知道評審內容,知道干什么,是這項工作的根本。合同評審主要內容有包括客戶需求是什么、實驗室能力是否具備、客戶是否具備配合條件、實驗室實施措施與存在風險、合同內容合法合規性等。

      2.1客戶需求

      客戶是實驗室的衣食父母,必須弄清客戶需求,不論客戶是政府機關、企業組織還是個人?蛻粜枨笠话惆▽嶒炇屹Y質、實驗項目內容、項目用途,包括實驗方法、時間節點、偏離的處理、委托要求變更溝通渠道、變更確認方式,包括結果的報告方式、傳送方式、分包的處理、保密的需求等,包括檢測依據(產品標準或技術參數)、結果判斷依據、樣品的處理意見。

      2.2實驗室技術能力
      根據客戶需求,檢查對照實驗室是否具備相應能力,合同任務是否與實驗室計劃安排相沖突。包括實驗室資質、實驗方法、環境情況(條件、保障)、設備(狀態、精度)、人員(資格、在崗)、任務計劃是否滿足,包括樣件采集或運輸能力、耗材庫存、采購情況。評估分包方合同的有效性,分包方是否滿足檢測需求的能力,評估分包方的資質認定范圍是否包含分包項目。根據實驗室整體工作安排能否按時完成實驗任務,另外也須考慮實驗室的收益情況以及其他約束條件,如領導的好惡,客戶的關系疏密。

      2.3客戶的配合能力
      實驗室要完成客戶委托,需要客戶大力配合,不能唱獨角戲,如聯合實驗,需要客戶代表現場合作,共同檢測?紤]客戶提供的樣件能否滿足實驗方法要求(如數量、成分、結構、大小、形狀、狀態),取樣方法能否滿足國家規定的取樣要求。需要現場檢測的,客戶是否提供了滿足檢測的條件,如空間大小,光照情況、空氣質量、供水供電情況等。

      2.4保障措施及風險管控
      實驗室應當審查在規定時間內能否安排相應人員,有能力組織協調內部關系與客戶愉快協同,有能力調劑實驗室、設備、材料等,滿足實驗條件。
      實驗室應當評審實驗過程中可能出現的風險,如人員變動、設備故障、自然災害、停水、停電、停氣?紤]政策調整帶來的風險,如北京地區遇到大型活動將導致停工停產,這些風險是否有應急預案,或者能獲得客戶諒解等。還要考慮突然接到硬性任務對客戶任務的影響。
      同時應審查客戶名稱、地址、聯絡人、聯絡方式等真實性,通過相關渠道了解項目的真實性,評估客戶的運營信譽狀況、財務狀況和支付能力等。

      2.5合同內容格式

      合同的合法性是合同生效的必要條件,必須進行合法性審查。主要審查內容是否違反法律條款,是否存在惡意條款。堅決杜絕為了利益接收違法或侵害第三方合法權益的委托任務,杜絕超范圍(資質認定批準范圍)或超能力承接委托任務,拒絕偽造數據、出具虛假報告或證明。

      評估委托是否涉及到專利、技術機密、商業機密,以及保守秘密的能力,避免失密引發的糾紛。

      認真審查合同條款,確定合同條款無遺漏,條款內容具體、明確、無歧義,切實可行。

      合同格式應符合國家法規及相關行業、機關、標準要求。審核相關審批手續的合規性,蓋章、簽字、時間等要素是否齊全。是否明確雙方的權力、義務、免責條款、不可抗拒情形、糾紛處理等。

      圖片 強化合同評審的舉措

      3.1完善制度落實責任
      實驗室應制定合同評審程序文件和制度,指定合同評審人員,明確專職人員或兼職人員,明確合同評審管理人員的職責和權限,具備獲得相關信息和調動相關資源的權力。明確評審流程、評審報告的形式和內容以及評審報告的簽發、保存、使用。

      3.2編制制式合同評審表

      盡管不同檢驗檢測要求內容不盡相同,如委托檢驗,只需客戶提供樣件,檢測結果僅對樣件負責;而法定檢驗則需要按照相關規定抽樣、取樣、運輸和保管。但合同評審內容要素基本相同,因此可以將評審內容細化為幾十個小項,編制制式實驗室合同評審表,以便逐項檢查,防止漏項;滿足條件的直接畫勾,不滿足的提出整改意見和建議。

      3.3充分調研掌握實情

      實驗室合同評審不能僅限于書面材料評估,有的還需要現場考察調研,如法定檢驗的樣品抽查,樣件成分的檢驗等?赏ㄟ^天眼查、企查查等查看客戶經營狀況、信譽情況等。

      3.4發揮聯審聯評作用

      實驗室合同評審涉及到技術人員、保障人員、管理人員,涉及到多個專業,應當充分發揮實驗室技術委員會的作用,對大型項目、復雜項目進行聯合評審。應保證合同評審流程的完整性,采取措施,確保沒有合同評審表不得簽訂合同,沒有合同評審表不得出具實驗報告等。


      編輯:songjiajie2010

       
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